مفهوم التنظيم الإداري وإطاره

د. هاجار عبد الفتاح_

التنظيم وظيفة أساسية من وظائف الإدارة يرتبط أساساً بالهدف وبالأنشطة التي تحققه عن طريق هيكل تنظيمي (وحدات إدارية)، تتناول تحديد وتقسيم الأعمال وتوزيع المهام على الأفراد والتنسيق بينهم وتحديد قنوات الاتصال و العلاقات الداخلية والخارجية في أي جهة، وتعتبر الحاجة ماسّة التنظيم عندما يكبر حجم النشاط وتزداد الأعمال ويزداد عدد العاملين هنا يتم تقسيم الأعمال في شكل مجموعات (وحدات إدارية) رئيسية وفرعية على أسس ومبادئ عملية من ناحية، وبما يتفق مع طبيعة أعمال الجهة والظروف المؤثرة داخلية وخارجية من ناحية أخرى.

إطار عملية التنظيم:

ـ تحديد الإطار الفكري (فلسفة) التنظيم (مركزي –لا مركزي يتوجه إلى السوق أم إلى طاقات الإنتاج يؤمن بالتوجهات الإنسانية أم المادية).

ـ تشكيل الإطار العام لترتيب علاقات الأفراد أعضاء التنظيم (الهيكل التنظيمي)، ويتم التشكيل على أسس مختلفة.

ـ توزيع الأنشطة والمهام المختلفة بين أجزاء الهيكل التنظيمي (أي تحديد الاختصاصات للأقسام والإدارات).

ـ تعيين السلطات والصلاحيات التي تخوّل لشاغلي الوظائف التنظيم في المستويات المختلفة).

ـ تحديد أسس المحاسبة والمساءلة وحدودها لشاغلي وظائف التنظيم.

ـ ترتيب نمط تدفق العلاقات التنظيمية بين شاغلي الوظائف.

ـ تحديد القواعد والضوابط التي يلتزم بها شاغلو الوظائف السياسية.

ـ تحديد إجراءات ونظم العمل في مختلف المجالات.

مبادئ التنظيم:

ـ تحديد ووضوح الهدف.

– المركزية واللامركزية.

– تقسيم العمل.

– التفويض.

– وحدة القيادة.

– نطاق الإشراف.

– التنسيق.

– الإدارة والمسؤولية.

– التوازن والمرونة.

مؤشرات القصور في التنظيم:

ـ القصور في العمل.

ـ الأعمال الخاطئة.

ـ التأخير في العمل.

ـ نقص كمية المجهود.

ـ الجهد الضائع.

ـ ظهور وقوة تأثير التنظيم غير الرسمي.

علاقة إعادة التنظيم بالتحوّل إلى الحكومة الإلكترونية:

إن التحول إلى نظام الحكومة الإلكترونية، سوف يكون له تأثير كبير على كافة التنظيمات الإدارية، وفيما يلي تأثير ذلك التحول على التنظيمات الإدارية:

-التحول إلى الحكومة الإلكترونية سوف يُحدث تغييراً كبيراً في الهيكل التنظيمي للأجهزة الحكومية.

-لا بد من إعادة هندسة كاملة للدورات الإجرائية والوظائف والهياكل.

-تقليل الحاجة إلى وظائف قائمة واستحداث وظائف جديدة.

-إعادة تأهيل وتدريب الجهاز الحكومي لكي يكون قادراً على أداء مهامه بعد التحول الجديد.

-إعادة التنظيم على أساس خدمة المواطن وتحقيق أكثر من الرضا له.