إدارة المشتريات والمخازن

د.هاجار عبد الفتاح_

التعريف والأهداف:

هناك العديد من تعريفات الشراء والتي استخدمها بشكلٍ مختلف إلى حدٍ ما في أوروبا وأمريكا الشمالية لجعل الأمور أكثر تعقيداً.

تغيرت هذه التعريفات أيضاً بمرور الوقت ويتمثل أحد التطورات ذات الأهمية الخاصة في هذا السياق في تقسيم وظيفة الشراء إلى مجموعة أنشطة توجه استراتيجي أكثر حول اختيار الموردين والتعاقد معهم، وأنشطة موجهة بشكلٍ أكثر عملية تضمن طلب المواد والخدمات وتسليمها، يعود سبب هذا الانقسام إلى شقين:

فمن ناحية هناك ظاهرة غالباً ما يتم ملاحظتها وهي أنه إذا تم تجميع الأنشطة الاستراتيجية والتشغيلية في وظيفة واحدة، فإن أغلب الأنشطة اليومية العملية تمنع تنفيذ أنشطة أكثر استراتيجية وطويلة المدى، من ناحية أخرى تتطلب الأنشطة الاستراتيجية والتشغيلية مهارات مختلفة وأشخاصاً متعلمين بشكلٍ مختلف، يشمل التوريد الاستراتيجي عملية تخطيط التوريد واختيار الموردين والتعاقد معهم من أجل تحديد إمكانية التوريد، وتشمل الإجراءات التشغيلية طلب المواد والخدمات وضمان تسليمها، وفي النهاية تفعيل الدفع وبالتالي تنفيذ الأمر، حيث تمثل المصادر الاستراتيجية والمشتريات التشغيلية معاً عملية الشراء، وبالتالي فإن قسم المشتريات مسؤول عن كل من الأنشطة التشغيلية والاستراتيجية.

من الممكن تشغيل عملية تحديد المصادر الاستراتيجية دون اتباعها من خلال أنشطة المشتريات التشغيلية، على سبيل المثال إذا اختفى الطلب على سلعة بشكلٍ غير متوقع، ولكن تم اختيار المورد مسبقاً في الوقت نفسه في بعض الحالات، من الممكن أيضاً تنفيذ أنشطة المشتريات التشغيلية دون الاعتماد على أنشطة المصادر الاستراتيجية، ويطلق على طلب المواد دون الاعتماد على عقد أو بشكلٍ عام كون اتباع إجراءات الشركة المعمول بها الشراء المستقل، يعتبر الشراء المستقل ضاراً لتحقيق النجاح لأنه لا يمكن التعامل مع عمليات الشراء غير الخاضعة للرقابة بشكلٍ احترافي، على سبيل المثال تصبح خصومات الحجم مستحيلة إذا طلب المستخدمون المواد بشكلٍ مستقل عن بعضهم البعض ومستقلين عن العمليات المعمول بها من أجل تمكين الجهة المعنية الاستفادة من قوتها الشرائية يجب إدارة جميع الأنشطة التي تؤدي إلى فاتورة من مؤسسة خارجية من قبل قسم مشتريات محترف، وبالتالي لا يوجد دفع بدون أمر شراء.

تقليدياً للشراء ثلاثة أهداف:

1- ضمان إمدادات آمنة وكافية وفي الوقت المناسب.

2- جودة مناسبة بأقل التكاليف الممكنة بالنظر إلى الأهمية المتزايدة للموردين من أجل ازدهار البلاد.

3- تسهيل الابتكارات من الموردين معهم وضمان الميزة التنافسية للجمهور من خلال ضمان الوصول المتميز إلى مصادر التوريد.